Head of Operations (m/w/x)

Du verantwortest die Teams aus technischem Support, Fulfillment (Versandmanagement) und System Administration und ihr entwickelt gemeinsam Strukturen, die auch bei wachsendem Kunden- und Bestellvolumen stabil funktionieren. 

Dazu gehören beispielsweise die Automatisierung wiederkehrender Abläufe, der Aufbau von KPI- und Forecasting-Prozessen und die Einführung von weiteren Tools und Workflows über mehrere Teams hinweg. Gleichzeitig behältst du das operative Tagesgeschäft im Blick und unterstützt dort, wo schnelle Entscheidungen gefragt sind.

Du hast direkten Einfluss darauf, wie effizient wir wachsen und wie zuverlässig unsere Kunden uns erleben.

Deine Verantwortlichkeiten

• Aufbau, Skalierung & Steuerung: Verantwortung unserer End-to-End Operations (Order → Provisioning → Billing → Support).
• Prozess- & Tooling-Exzellenz: aus „funktioniert irgendwie“ klare, skalierbare Strukturen und sinnvolle Standard Operating Procedures (SOPs) schaffen. Dazu gehört auch die Verantwortung für zentrale interne Systeme und technische Operations.
• Datengetriebene Steuerung: Aufbau und Einführung von KPIs und einer „Single Source of Truth“ zur Steuerung der Organisation und Ableitung von Entscheidungen.
• Leadership: Führung, Entwicklung und Strukturierung des cross-funktionalen, heterogenen Teams (aktuell 8 Personen).
• Servicequalität: Steuerung externer Partner inklusive SLA-Management und Sicherstellung stabiler Service Delivery (inkl. 24x7 Incident Management).

Deine größten Herausforderungen

• Führung von drei Teams mit unterschiedlichen fachlichen Needs.
• Die Balance zwischen operativer Exzellenz und strategischem Organisationsaufbau schaffen.
• Hohe fachliche Breite über Prozesse, Systeme und Stakeholder hinweg meistern, z.B. in Bezug auf unsere verschiedenen Lieferanten, technische Details unseres Produkts und Wissen zu Tools & Systemen

Deine Verantwortlichkeiten

• Aufbau, Skalierung & Steuerung: Verantwortung unserer End-to-End Operations (Order → Provisioning → Billing → Support).
• Prozess- & Tooling-Exzellenz: aus „funktioniert irgendwie“ klare, skalierbare Strukturen und sinnvolle Standard Operating Procedures (SOPs) schaffen. Dazu gehört auch die Verantwortung für zentrale interne Systeme und technische Operations.
• Datengetriebene Steuerung: Aufbau und Einführung von KPIs und einer „Single Source of Truth“ zur Steuerung der Organisation und Ableitung von Entscheidungen.
• Leadership: Führung, Entwicklung und Strukturierung des cross-funktionalen, heterogenen Teams (aktuell 8 Personen).
• Servicequalität: Steuerung externer Partner inklusive SLA-Management und Sicherstellung stabiler Service Delivery (inkl. 24x7 Incident Management).

Deine größten Herausforderungen

• Führung von drei Teams mit unterschiedlichen fachlichen Needs.
• Die Balance zwischen operativer Exzellenz und strategischem Organisationsaufbau schaffen.
• Hohe fachliche Breite über Prozesse, Systeme und Stakeholder hinweg meistern, z.B. in Bezug auf unsere verschiedenen Lieferanten, technische Details unseres Produkts und Wissen zu Tools & Systemen

Das bringst du mit

• Mehrjährige Führungserfahrung in Operations, Customer Operations oder Technical Operations in Unternehmen in Skalierungsphasen.
• Nachweisbare Erfahrung in der Skalierung einer Organisation.
• Starke KPI-, Reporting- und Prozesskompetenz (KVP-Mindset / Lean Management).
• Erfahrung mit Tooling, Automatisierung und technischen Systemlandschaften sowie ein technisches Verständnis.
• Fähigkeit, Teams klar zu führen, Verantwortung zu verankern und auch in dynamischen Situationen Orientierung zu geben.
• Klare und präzise Kommunikationsstärke in Richtung der Teams & Kunden.
• Hands-on-Mentalität und Pragmatismus mit strategischem Blick: Du löst Probleme auch mal selbst und baust gleichzeitig nachhaltige Prozesse.

Nice-to-Have: 

• Erfahrung mit Compliance- und ISO 27001-orientierten Prozessen.

Dein Team besteht aus:

- vier Customer Support ManagerInnen

- vier Fulfillment ManagerInnen

• Zeitnaher Rückmeldung von uns
• Käffchen mit uns ☕
• Kennenlerntag mit dem ganzen Team 🏢