Office Managerin / Kaufmännische Mitarbeiterin (m/w/d)

In dieser Position übernehmen Sie eine zentrale Rolle in unserem Unternehmen. Sie sorgen mit Übersicht, Struktur und kaufmännischem Verständnis dafür, dass der tägliche Betrieb geordnet läuft, Kundenanliegen sauber aufgenommen werden und Projekte intern professionell begleitet werden.
Sie sind eine wichtige Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Kunden, Vertrieb, Technik und Projektabwicklung.
Diese Position richtet sich an Persönlichkeiten, die strukturiert arbeiten, mitdenken und Freude daran haben, im Hintergrund die Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass ein Unternehmen nach außen professionell und intern geordnet funktioniert.

• Freundliche und souveräne Entgegennahme eingehender Anrufe
• Koordination und Weiterleitung von Anliegen, Informationen und Aufgaben an die zuständigen Bereiche
• Unterstützung dabei, dass Kundenanliegen zuverlässig bearbeitet und Projekte intern sauber begleitet werden
• Erstellung von Rechnungen und kaufmännischen Unterlagen
• Unterstützung in der vorbereitenden Buchhaltung
• Mitwirkung bei der Strukturierung und Kontrolle finanziell relevanter Vorgänge
• Nachhalten offener Themen und Unterstützung eines geordneten Büroalltags
• Organisatorische und kaufmännische Unterstützung der Geschäftsführung
• Mitwirkung an professionellen, verlässlichen und klar strukturierten Abläufen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung
• Erfahrung im Bereich Büroorganisation, Innendienst, Assistenz oder Verwaltung
• Gutes kaufmännisches Verständnis
• Erfahrung in der Rechnungsstellung und idealerweise in der vorbereitenden Buchhaltung
• Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten
• Organisationsgeschick und die Fähigkeit, mehrere Themen sicher im Blick zu behalten
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und sorgfältiger Umgang mit sensiblen Informationen
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen Entscheidend ist für uns nicht nur der Lebenslauf, sondern vor allem, dass Sie zuverlässig arbeiten, mitdenken und organisatorische wie kaufmännische Themen sauber und professionell begleiten können.

Sie arbeiten bei uns an einer zentralen Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Kunden, Vertrieb, Technik und Projektabwicklung. In dieser Rolle helfen Sie mit, dass Informationen an der richtigen Stelle ankommen, Aufgaben sauber weitergegeben werden und kaufmännische wie organisatorische Prozesse zuverlässig ineinandergreifen.
Die Zusammenarbeit ist geprägt von direkten Wegen, klarer Kommunikation und dem gemeinsamen Anspruch, Qualität, Ordnung und Professionalität im Alltag auf hohem Niveau sicherzustellen.

Direkte, kurze Wege