Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Als Assistenz der Geschäftsführung bei LEFAYA verwaltest du nicht nur Termine, du hältst als rechte Hand des Gründers einer wachsenden Health-Tech-Marke alles im Blick: von vorbereitender Buchhaltung über Verträge bis zu eigenen Projekten wie Partner- und Recruiting-Koordination. Du arbeitest remote-first, bekommst echten Entscheidungsspielraum und siehst jeden Tag, was deine Arbeit bewirkt. Und weil wir wachsen, wächst deine Rolle mit.

Geschäftsführung entlasten

• Kalender-, Termin- und E-Mail-Management für den Gründer: Du priorisierst, strukturierst und hältst den Rücken frei.
• Meetings vor- und nachbereiten, Entscheidungen dokumentieren, Follow-ups nachhalten, nichts versandet, weil du dranbleibst.
• Recherchen und Entscheidungsvorlagen: Du bereitest Themen so auf, dass schnell und fundiert entschieden werden kann.

Verwaltung & vorbereitende Buchhaltung

• Belege, Rechnungen, Fristen: Du hältst die vorbereitende Buchhaltung sauber (DATEV Unternehmen online) und bist unsere Schnittstelle zum Steuerberater.
• Verträge im Griff: Partner-, Affiliate- und Creator-Verträge vorbereiten, verwalten und nachhalten.
• Ablage und Dokumentation in Notion und Google Drive, so, dass jeder findet, was er braucht.

Eigene Projekte tragen

• Recruiting-Koordination: Stellenanzeigen betreuen, Bewerbermanagement, Gespräche terminieren.
• Partner- und Kooperationsverwaltung (Therapiezentren, Creator, Affiliates): Onboarding, Unterlagen, laufende Kommunikation.
• Strukturen aufbauen, wo noch keine existieren: Vorlagen, Prozesse, Checklisten, du machst uns jeden Monat ein Stück organisierter.

Das solltest du mitbringen

- Mehrjährige Erfahrung als Assistenz, im Office Management oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle

- Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise: Du behältst Fristen, Belege und offene Fäden im Blick

- Zahlen schrecken dich nicht: Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungsprüfung und Belegmanagement erledigst du zuverlässig

- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, du formulierst E-Mails an Partner, Steuerberater und Dienstleister selbstständig und professionell.

- Remote-Tauglichkeit: Du organisierst dich selbst, kommunizierst proaktiv und brauchst kein Büro, um produktiv zu sein.

- Absolute Diskretion: Als rechte Hand der Geschäftsführung arbeitest du mit Informationen, die vertraulich bleiben.

- Digitale Sicherheit: Google Workspace, Notion, Slack, du kennst sie oder arbeitest dich in Tagen ein

Das macht dich bei uns erfolgreich

- Ownership: Du wartest nicht auf Ansagen, sondern siehst, was getan werden muss und tust es.

- Pragmatismus: Lieber heute eine saubere 90-%-Lösung als in drei Wochen die perfekte.

- Lust auf Aufbau: Vorlagen, Abläufe, Strukturen, vieles wirst du bei uns zum ersten Mal bauen. Genau das reizt dich, statt dich abzuschrecken.

Was wir nicht erwarten

- Kein bestimmtes Studium, kein lückenloser Lebenslauf. Uns interessiert, was du kannst und wie du arbeitest, nicht, wo du es gelernt hast.

- Du musst nicht jeden Punkt zu 100 % erfüllen. Wenn der Kern stimmt, Organisation, Sorgfalt, Eigenständigkeit, freuen wir uns auf deine Nachricht.

Ehrlich gesagt: Du passt nicht zu uns, wenn …

- … du fest definierte Zuständigkeiten und fertige Prozesse brauchst, um gut arbeiten zu können.

- … du lieber Anweisungen abarbeitest, statt mitzudenken und selbst zu entscheiden.

- … Startup-Tempo für dich eher Stress als Energie bedeutet.

Wir prüfen nicht, ob du perfekt bist, sondern ob wir zusammenpassen.

Du startest direkt an der Seite des Gründers und damit im Maschinenraum des Unternehmens. Als Assistenz der Geschäftsführung bist du organisatorisch die Drehscheibe, an der alle Fäden zusammenlaufen.

Das Team dahinter: 9 Leute, remote-first und international verteilt, mit Kolleginnen und Kollegen in Marketing & Performance, Content, Kundensupport und Operations/Logistik.

Flache Hierarchien heißen bei uns konkret: keine Zwischenebenen. Du sprichst mit jedem direkt, vom Support bis zum Gründer. Und was für unsere Kunden gilt, gilt auch intern: Ehrlichkeit, Augenhöhe, Zuhören. Wer eine Frage hat, stellt sie. Wer einen Fehler macht, sagt es offen. Wer eine bessere Idee hat, bringt sie ein, egal, wie lange sie oder er schon dabei ist.

1. Vorgespräch (ca. 20 Min., Video-Call)

Lockeres Kennenlernen: Du erzählst, was du suchst, wir erzählen ehrlich, wie es bei uns läuft, inklusive der unfertigen Ecken. Wir schauen gemeinsam, ob die Basis stimmt. Keine Fangfragen, kein Verhör.

2. Bewerbungsgespräch (ca. 60 Min., Video-Call)

Jetzt geht es in die Tiefe: konkrete Situationen aus deinem bisherigen Arbeitsalltag, unsere Aufgaben im Detail, gegenseitige Erwartungen. Du bekommst volle Transparenz zu Gehalt, Arbeitsweise und allem, was du wissen willst, frag uns alles, wir antworten ehrlich.

3. Einstellung

Wenn es für beide Seiten passt, bekommst du zügig eine klare Zusage und ein sauberes Vertragsangebot, und danach ein strukturiertes Onboarding, damit du remote wirklich gut bei uns ankommst.

Unser Versprechen für den ganzen Prozess: Nach jedem Schritt melden wir uns innerhalb weniger Tage bei dir. Niemand hängt bei uns wochenlang in der Warteschleife.