How does Instaffo work? 🤔

Instaffo is a smart job platform that matches you with active roles. Chat with companies or let them message you first — whatever feels best. It's free for talent, and while many roles are in Germany, you'll also find remote options across EU time zones.

How much does it cost to use Instaffo? 💰

Instaffo is completely free for job seekers. No subscriptions or hidden costs.

Can my current employer see me? 🔒

No. You decide who sees your profile. Your current employer (and others you want to block) are excluded.

How long does it take for a company to respond to my application and who do I talk to? 💬

You will usuaully receive a response from the employer within 24 hours via the chat on our platform. And don't worry, you won't be talking to any headhunters or recruitment agencies.

Do I need to live in Germany? 🌍

Not necessarily. Many jobs are based in Germany, but some allow remote or hybrid work. Most companies look for candidates in EU time zones, and some expect German language skills.

Executive Assistant (m/w/d)

myposter GmbH

Munich

20.2.2026

HEY DU!

Für unsere Inhaberin Anna suchen wir an unserem Standort im Herzen von München ab sofort eine Executive Assistant (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit. Du bist weltbestes Organisationsgenie, mit Power ab Tag 1 am Start hast Lust mit unserer Geschäftsführerin Anna die vielen Themen aus ihrem Verantwortungsbereich von Produktion über HR & Finance, Analytics bis hin zu Marketing und übergreifenden Themen zu rocken? Dann meld’ Dich bei uns!

Tasks

Du bist der Power-Booster unserer Geschäftsführerin und wuppst ihr administratives Tagesgeschäft, also z. B. die Koordination von Terminen, die Bearbeitung von E-Mails, die Erstellung von Analysen & Berichten sowie Erstellung von Präsentationen
Du priorisierst die anstehenden Themen eigenständig, handelst vorausschauend und stellst einen reibungslosen Arbeitsalltag sicher
Du arbeitest unternehmensübergreifend mit allen Bereichen zusammen, bist zu allen Projekten und Themen immer top informiert und unterstützt so weitreichende, unternehmerische Entscheidungen
Du optimierst, wo nötig, Prozesse und Strukturen innerhalb Eurer Verantwortungsbereiche und steigerst damit nochmals Effizienz und Effektivität
Du arbeitest initiativ und weißt immer genau, was die höchste Priorität hat

Requirements

Du hast Dich bereits mehrere Jahre als Assistenz oder in einer vergleichbaren Rolle bewiesen
Mit Dir gibt es keine halben Sachen: Du bist zu 100% da und Dir sind die Dinge einfach nicht egal
Du bist strukturiert, organisiert, gewissenhaft - klar!
Der Google Kalender ist Dein bester Freund, und die Anwendungen aus dem Microsoft Office beherrscht Du aus dem EffEff
Auch in stressigen Zeiten hast Du alles im Griff und gibst anderen das Gefühl, dass an alles gedacht ist
Du bist Teamplayer, kommunizierst offen und direkt

Team

Deine Rolle, Dein Impact

Du bekommst hautnah mit wie es ist ein Familienunternehmen zu führen und weiter aufzubauen
Du bekommst Einblick in eine Vielzahl an Themen der gesamten Wertschöpfungskette und versprochen - es wird nie langweilig!

Was Dich bei uns erwartet

Keine Ego-Show, kein Leerlauf: Bei uns zählt, wer mitdenkt, anpackt und mitgestaltet
Entwicklung, die zu Dir passt: Quartalsziele, Feedbackgespräche & Weiterbildung ohne Budgetdeckel - mit Raum für Eigeninitiative und Entwicklung im Alltag
KI als Werkzeug: Du arbeitest mit den neuesten Tools und automatisierst, was geht
Fünf Tage Präsenz für starken Teamspirit: Arbeiten vor Ort mit Flexibilität durch Homeoffice-Ausnahmen und 10 FLEX DAYS
Familienfreundliche & selbstbestimmte Arbeitsweise: Vertrauensarbeitszeit und Gleitzeit für eine Arbeitsgestaltung, die zu Deinem Alltag passt
Gesund & mobil bleiben: EGYM Wellpass, Jobrad oder MINI-Leasing - Du hast die Wahl
Teamevents mit Charakter: Bei Sommerfest, Pub Quiz, Grillrunde & Co. feiern wir Erfolge & unser Miteinander

Application Process

30-45-minütiger Videocall – wir klären allgemeine Fragen zum persönlichen & fachlichen Fit
Online-Tests & Case
Persönliches Gespräch - vor Ort
2. Persönliches Gespräch - vor Ort lernst Du Team, CEO und unser Office kennen.

... wenn es von allen Seiten passt, unterbreiten wir Dir ein Angebot und freuen uns auf Dich!

Relevant Skills

AssistenzProjektmanagementAdministrative AssistantsData AnalysisKommunikationOrganisationsmanagementPriorisierung

Required Languages

German (Native level)

Benefits

Flexible Working Hours

Du kannst Dir Deine Arbeitszeit flexibel gestalten und mit dem Team abstimmen. Bei uns gilt Vertrauensarbeitszeit.

Free choice of work equipment

Lenovo oder Mac - Du hast freie Wahl bei der Hardware

Part-Time

Du kannst bei uns jede Stelle in Voll- oder Teilzeit ausüben.

Professional Development

Wir wollen, dass Du Dich weiterbildest: Such Dir aus, welche Konferenzen Du besuchen oder Weiterbildungen Du machen willst. Zudem haben wir regelmäßige Feedbackgespräche und Quartalsziele.

Job bicycle

Über unsere Kooperation mit JobRad kannst du vom E-Bike bis hin zum Rennrad zu günstigen Konditionen das Rad deiner Wahl leasen und es später günstig ablösen.

Events

Regelmäßige Meetups in der Reihe Tech'n'Drinks mit spannenden Speakern und Entwicklern. Außerdem jede Menge coole Teamevents: Sommerfest, Casino Night, Pub Quiz, u.v.m…

Employee Discounts

Du bekommst einen satten Freibetrag auf die Produkte unserer Firmen – also auch bei unseren Schwesterfirmen Kartenliebe und JUNIQE –, damit Du unsere Produkte auch selbst genießen kannst!

Accessibility

Unser Office ist mit einem Aufzug gut erreichbar.

Company Car

Wir bieten Dir ein Firmenfahrzeug, das Du mit einer geringen Beteiligung für Deinen Weg zur Arbeit oder auch für private Zwecke nutzen kannst.

Well-Connected by Public Transport

Unser Office ist zentral in München am Stigelmaierplatz, direkt an der U1 / U2.

Health Program

Du trainierst über EGYM WELLPASS in über 8.000 Studios deutschlandweit – und wir unterstützen Dich finanziell dabei.

Free beverages

Deine Gesundheit liegt uns am Herzen, daher gibt es jede Woche eine Lieferung mit frischem Obst und Mineralwasser aufs Haus.

Additional Benefits

- Modernes Büro mit voll ausgestatteter Küche, Grill, uvm. - High Heels oder Pantoffeln: Bei uns gibt’s keinen Dresscode! - Bei uns ist KI kein Trend, sondern Modus! Du bekommst Zugriff auf die neuesten Tools, automatisierst, was geht, und bringst PS auf die Straße