How does Instaffo work? 🤔

Instaffo is a smart job platform that matches you with active roles. Chat with companies or let them message you first — whatever feels best. It's free for talent, and while many roles are in Germany, you'll also find remote options across EU time zones.

How much does it cost to use Instaffo? 💰

Instaffo is completely free for job seekers. No subscriptions or hidden costs.

Can my current employer see me? 🔒

No. You decide who sees your profile. Your current employer (and others you want to block) are excluded.

How long does it take for a company to respond to my application and who do I talk to? 💬

You will usuaully receive a response from the employer within 24 hours via the chat on our platform. And don't worry, you won't be talking to any headhunters or recruitment agencies.

Do I need to live in Germany? 🌍

Not necessarily. Many jobs are based in Germany, but some allow remote or hybrid work. Most companies look for candidates in EU time zones, and some expect German language skills.

Finance & Operations Associate (m/w/d) - Teilzeit

Instaffo GmbH

Heidelberg
,

20.5.2026

🚀 Deine Mission: Gestalte unsere Finance Operations, automatisiere unsere Prozesse und schaffe so das finanzielle Rückgrat für unser Wachstum!

🚨 Schaue dir unbedingt dieses Video von Moritz an, in dem er dir die Rolle erklärt:
https://www.loom.com/share/90c5a0875b1f4afc85bee9b6b4935d04

Tasks

👇 Dein Daily Doing:

Du bist das finanzielle Rückgrat unserer Operations: Du ownst unsere Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung und sorgst dafür, dass vom Deal in HubSpot bis zur bezahlten Rechnung in DATEV alles glattläuft.
Du übernimmst volle Ownership: Du steuerst den kompletten Mahnlauf in sevDesk eigenständig, managst unsere Firmenkreditkarten, prüfst Freelancer-Rechnungen und bist die Schnittstelle zu unserem Steuerberater für die Monatsabschlüsse.
Du bist unser Prozess-Jäger und Automatisierungs-Fan: Du hinterfragst manuelle Abläufe. Warum ist der Dunning-Prozess noch manuell? Wie können wir die Abschlüsse beschleunigen?
Gemeinsam statt einsam: Im direkten Sparring mit Moritz (Head of Operations) findest Du die Antworten und setzt sie um. Dabei experimentierst Du mit Tools wie Zapier oder AI Agents, um unsere Prozesse aufs nächste Level zu heben.
Deine Lernkurve? Steil. Durch die volle Verantwortung, den modernen Tech-Stack und Deine Neugier für Automatisierung denkst Du Finance bei uns nicht nur ausführend, sondern gestalterisch neu.

Requirements

👩🏽‍💼 So überzeugst du:

Du hast ein Auge fürs Detail, ohne den Blick für smarte, digitale Lösungen zu verlieren.
Du hast mehrere Jahre Erfahrung in der deutschen Buchhaltung und bist sicher im Umgang mit DATEV. Ein moderner Tech-Stack (z.B. sevDesk, Asana) weckt Deine Neugier.
Du denkst in Lösungen statt in Problemen und hast ein echtes Interesse an Prozessoptimierung und Automatisierung.
Du willst Ownership: Du übernimmst gerne Verantwortung und hast Lust, unsere Finance Operations nicht nur auszuführen, sondern aktiv mitzugestalten.

Team

Direktes Sparring: Du arbeitest auf Augenhöhe mit Moritz (Head of Operations) und setzt eure Ziele gemeinsam.
100% Remote: Arbeite von dort, wo du am produktivsten bist. Wir sind ein Remote-First-Unternehmen.
Gestalte den Tech-Stack aktiv mit: Du arbeitest nicht nur mit unseren Tools (DATEV, sevDesk), sondern hebst sie mit Zapier und AI Agents aktiv aufs nächste Level.
Wachstum & Kultur: Du wirst Teil eines ambitionierten Teams von 70+ Instaffos und gestaltest unsere Erfolgsgeschichte entscheidend mit.

📬 Interessiert? Dann freuen wir uns auf deine Nachricht über den Instaffo Chat!

Application Process

First Call: In einem 15-20-minütigen Austausch mit unserem HR-Team schauen wir gemeinsam auf Erwartungen und Passung.
Technical Interview: Anschließend lernst du Moritz (Head of Operations) kennen und tauchst in einem 45-60-minütigen Call tief in fachliche Themen und die Rolle ein.
Case Study Interview: In einer separaten Session bearbeitest du eine praxisnahe Case Study, um dein Prozess- und Fachwissen zu zeigen.
Final Interview: Letzter Step & Kennenlernen unseres Managements.
Im Anschluss erfolgt direkt eine finale Entscheidung.

Relevant Skills

FinanceAccountingFinanzbuchhaltungControllingFinancial ReportingFinancial AnalysisDatevHGBProzessoptimierungDebitorenbuchhaltung

Required Languages

German (Native level)English (Conversational)

Benefits

Flexible Working Hours

🕞 Wir arbeiten zu flexiblen Zeiten und haben in den operativen Teams Kernarbeitszeiten. Stimme dich mit deinem Team und Lead ab und arbeite dann, wenn du am produktivsten bist.

Free choice of work equipment

💻 Wähle frei dein Betriebssystem. Ob Mac, Windows oder Linux bleibt ganz dir überlassen. Nur mit top Hardware, ist auch top Leistung möglich.

30+ vacation days

🌴 Bei Instaffo bieten wir 30 Urlaubstage pro Jahr für jedes Teammitglied.

Permanent contract

📝 Vollzeitmitarbeiter erhalten bei uns standardmäßig einen unbefristeten Arbeitsvertrag.

Professional Development

🚀 Development Budget: Nutze ein Jahresbudget von 800 € und 3 zusätzlichen Urlaubstagen, um deine Fähigkeiten zu erweitern und neue berufliche Höhen zu erreichen.

Tax-free benefits

Du erhältst 50€ steuerfrei pro Monat über unsere Partner-Plattform Belonio mit einer großen Auswahl an Einsatzmöglichkeiten oder als Betrag auf deine persönliche Edenred-Kreditkarte. Du kannst diese 600€/netto im Jahr flexibel einsetzen oder ansparen.

Job bicycle

Über unsere Kooperation mit JobRad kannst du dir dein Wunschrad oder E-Bike einfach und vergünstigt leasen.

Events

🍹 Feiere Erfolge gemeinsam mit uns bei verschiedenen Team- und Firmenevents im Laufe des Jahres (z.B. Weinwanderung, Grillfest, Sommerfest, Weihnachtsfeier, Kartfahren, Cocktailabend, FIFA-, Dart-, Poker- und Kickerturniere, Themenfrühstück, etc.)

Pension Plan

📈 Nach der Probezeit bieten wir spannende Möglichkeiten für betriebliche Altersvorsorge an.

Employee Discounts

Über unseren Partner Benefits.me hast du Zugriff auf exklusive Rabatte für Onlineshops, Events und Restaurants.

Meals

🥗 Wir bieten jeden Dienstag ein kostenloses Mittagessen für das gesamte Team im Büro an. Und natürlich haben wir kostenloses Obst und Eis.

Dogs Allowed

🐶 Hunde sind bei uns im Office jederzeit willkommen.

Health Program

💪🏻Yoga & Gym - In unserem Heidelberger Büro haben wir einen eigenen Fitness- und Meditations-/Yogaraum, der natürlich von allen kostenlos genutzt werden kann.

Free beverages

☕ Wir wissen, dass Kaffee wichtig ist und für viele sogar unverzichtbar, um gut in den Tag zu starten. Aus diesem Grund haben wir neben unseren Vollautomaten eine tolle Siebträger-Barista-Maschine für maximalen Kaffeegenuss! 🥤 Neben Wasser, Tee und Kaffee steht dir unser Kühlschrank mit einer großen Auswahl an Softdrinks kostenlos zur Verfügung.

Additional Benefits

🌱 Das Instaffo Career Framework dient als dein persönlicher Kompass für berufliche Entwicklung in Fachexpertise oder Führungskompetenz. Mit klaren Kriterien und Teamunterstützung begleiten wir dich auf jedem Schritt deines Karrierewegs.

Senior Consultant Accounting (m/w/d)

CFgO GmbH

Cologne

in DE

50,000 - 70,000 €

3 days ago

Controller (m/w/d)

Oatsome GmbH

Frankfurt

6 hours ago

Bilanzbuchhalter (w/m/d) in der Beratung

Axians Deutschland

Limburg, Frankfurt +6