How does Instaffo work? 🤔

Instaffo is a smart job platform that matches you with active roles. Chat with companies or let them message you first — whatever feels best. It's free for talent, and while many roles are in Germany, you'll also find remote options across EU time zones.

How much does it cost to use Instaffo? 💰

Instaffo is completely free for job seekers. No subscriptions or hidden costs.

Can my current employer see me? 🔒

No. You decide who sees your profile. Your current employer (and others you want to block) are excluded.

How long does it take for a company to respond to my application and who do I talk to? 💬

You will usuaully receive a response from the employer within 24 hours via the chat on our platform. And don't worry, you won't be talking to any headhunters or recruitment agencies.

Do I need to live in Germany? 🌍

Not necessarily. Many jobs are based in Germany, but some allow remote or hybrid work. Most companies look for candidates in EU time zones, and some expect German language skills.

Head of Operations (m/w/x)

WhereverSIM GmbH

Hamburg
70,000 - 95,000 €

5.6.2026

Du verantwortest die Teams aus technischem Support, Fulfillment (Versandmanagement) und System Administration und ihr entwickelt gemeinsam Strukturen, die auch bei wachsendem Kunden- und Bestellvolumen stabil funktionieren.

Dazu gehören beispielsweise die Automatisierung wiederkehrender Abläufe, der Aufbau von KPI- und Forecasting-Prozessen und die Einführung von weiteren Tools und Workflows über mehrere Teams hinweg. Gleichzeitig behältst du das operative Tagesgeschäft im Blick und unterstützt dort, wo schnelle Entscheidungen gefragt sind.

Du hast direkten Einfluss darauf, wie effizient wir wachsen und wie zuverlässig unsere Kunden uns erleben.

Tasks

Deine Verantwortlichkeiten

Aufbau, Skalierung & Steuerung: Verantwortung unserer End-to-End Operations (Order → Provisioning → Billing → Support).
Prozess- & Tooling-Exzellenz: aus „funktioniert irgendwie“ klare, skalierbare Strukturen und sinnvolle Standard Operating Procedures (SOPs) schaffen. Dazu gehört auch die Verantwortung für zentrale interne Systeme und technische Operations.
Datengetriebene Steuerung: Aufbau und Einführung von KPIs und einer „Single Source of Truth“ zur Steuerung der Organisation und Ableitung von Entscheidungen.
Leadership: Führung, Entwicklung und Strukturierung des cross-funktionalen, heterogenen Teams (aktuell 8 Personen).
Servicequalität: Steuerung externer Partner inklusive SLA-Management und Sicherstellung stabiler Service Delivery (inkl. 24x7 Incident Management).

Deine größten Herausforderungen

Führung von drei Teams mit unterschiedlichen fachlichen Needs.
Die Balance zwischen operativer Exzellenz und strategischem Organisationsaufbau schaffen.
Hohe fachliche Breite über Prozesse, Systeme und Stakeholder hinweg meistern, z.B. in Bezug auf unsere verschiedenen Lieferanten, technische Details unseres Produkts und Wissen zu Tools & Systemen

Requirements

Deine Verantwortlichkeiten

Aufbau, Skalierung & Steuerung: Verantwortung unserer End-to-End Operations (Order → Provisioning → Billing → Support).
Prozess- & Tooling-Exzellenz: aus „funktioniert irgendwie“ klare, skalierbare Strukturen und sinnvolle Standard Operating Procedures (SOPs) schaffen. Dazu gehört auch die Verantwortung für zentrale interne Systeme und technische Operations.
Datengetriebene Steuerung: Aufbau und Einführung von KPIs und einer „Single Source of Truth“ zur Steuerung der Organisation und Ableitung von Entscheidungen.
Leadership: Führung, Entwicklung und Strukturierung des cross-funktionalen, heterogenen Teams (aktuell 8 Personen).
Servicequalität: Steuerung externer Partner inklusive SLA-Management und Sicherstellung stabiler Service Delivery (inkl. 24x7 Incident Management).

Deine größten Herausforderungen

Führung von drei Teams mit unterschiedlichen fachlichen Needs.
Die Balance zwischen operativer Exzellenz und strategischem Organisationsaufbau schaffen.
Hohe fachliche Breite über Prozesse, Systeme und Stakeholder hinweg meistern, z.B. in Bezug auf unsere verschiedenen Lieferanten, technische Details unseres Produkts und Wissen zu Tools & Systemen

Das bringst du mit

Mehrjährige Führungserfahrung in Operations, Customer Operations oder Technical Operations in Unternehmen in Skalierungsphasen.
Nachweisbare Erfahrung in der Skalierung einer Organisation.
Starke KPI-, Reporting- und Prozesskompetenz (KVP-Mindset / Lean Management).
Erfahrung mit Tooling, Automatisierung und technischen Systemlandschaften sowie ein technisches Verständnis.
Fähigkeit, Teams klar zu führen, Verantwortung zu verankern und auch in dynamischen Situationen Orientierung zu geben.
Klare und präzise Kommunikationsstärke in Richtung der Teams & Kunden.
Hands-on-Mentalität und Pragmatismus mit strategischem Blick: Du löst Probleme auch mal selbst und baust gleichzeitig nachhaltige Prozesse.

Nice-to-Have:

Erfahrung mit Compliance- und ISO 27001-orientierten Prozessen.

Team

Dein Team besteht aus:

- vier Customer Support ManagerInnen

- vier Fulfillment ManagerInnen

Application Process

Zeitnaher Rückmeldung von uns
Käffchen mit uns ☕
Kennenlerntag mit dem ganzen Team 🏢

Relevant Skills

KommunikationLeadershipOrganisationsmanagementProcess AutomationLean ManagementKVPTeam Leadership

Required Languages

German (Native level)English (Fluent)

Benefits

Flexible Working Hours

Flexible Arbeitszeiten, passend zu deinem Rhythmus!

Free choice of work equipment

Apple oder Windows? Welches Headset passt zu dir? Wir unterstützen dich bei deiner Auswahl.

30+ vacation days

30 Urlaubstage sind bei uns Standard, außerdem 5 Tage Sonderurlaub für soziales Engagement.

Permanent contract

Baue eine stabile Zukunft mit uns auf!

Professional Development

Aus- und Weiterbildungen, die dich & das Team weiterbringen

Job ticket

40 € Zuschuss im Monat für ÖPNV, Internet oder Urban Sports Club

Job bicycle

Nach der Probezeit kannst du dir über uns ein Job-Rad beziehen. Viel bewusster als ein Firmenwagen. :)

Events

Selbstverständlich treffen wir uns regelmäßig außerhalb des Arbeitsalltags. Ob Team-Retro, Sommerfest oder Bowling-Abend - alles dabei.

Pension Plan

Heute schon an später gedacht? Wir informieren regelmäßig und unterstützen dich auch bei der Auswahl.

Well-Connected by Public Transport

Sei mit uns gut angebunden: Dein neues Büro ist direkt an der U3 Rödingsmarkt oder S1 Stadthausbrücke. Ansonsten ist der Hauptbahnhof auch nicht weit.