Office Manager // Junior People Operations (m/w/d)

Du machst unser Berliner Office zu dem Ort, an dem unser Team gerne arbeitet – und übernimmst Schritt für Schritt Aufgaben aus People Operations.

Deine Mission

Du bist die erste Anlaufstelle für alles, was unser Office ausmacht: Du sorgst dafür, dass der Laden läuft, Gäste sich willkommen fühlen und niemand im Team überlegen muss, wo der Kaffee, das Paket oder der Meetingraum-Adapter geblieben ist.

Heute wird Office Management nebenbei aus dem People-&-Culture-Team mitgemacht. Dein Job ist es, das zu übernehmen, in klare Prozesse zu bringen – und dabei nach und nach in People-Operations-Themen hineinzuwachsen.

Ehrlich gesagt: Der Schwerpunkt dieser Rolle liegt im Office Management, etwa 70 % deiner Zeit. Die verbleibenden rund 30 % sind People Ops – mit der Perspektive, diesen Anteil auszubauen, wenn Rolle, Team und Unternehmen mitwachsen.

Deine Aufgaben

Office & Facility (Hauptfokus)

• Du hältst unser Office in Berlin-Kreuzberg am Laufen: Empfang von Gästen, Post, Lieferungen, Ordnung in Küche, Meetingräumen und gemeinsamen Flächen
• Du steuerst unsere Dienstleister – Vermieter, Reinigung, Handwerker, Getränke- und Snacklieferanten – und bist deren feste Ansprechperson
• Du verwaltest Zugänge, Schlüssel und Arbeitsplätze und sorgst dafür, dass neue Kolleg:innen ab Tag eins einen fertigen Platz vorfinden

Beschaffung & Budget

• Du übernimmst das Bestellwesen für Office, Verbrauchsmaterial und Team-Bedarf
• Du prüfst Rechnungen vor, bereitest sie für unser Finance-Team auf und behältst das Office-Budget im Blick

Events & Team-Erlebnis

• Du organisierst Team-Events, Offsites, Sommerfest und Weihnachtsfeier – von der Location über das Catering bis zur Logistik
• Du unterstützt bei der Organisation unserer Onsite Weeks, wenn unsere remote arbeitenden Kolleg:innen nach Berlin kommen

People Operations (dein Wachstumsbereich)

• Du bereitest Onboardings vor: Welcome-Paket, Arbeitsplatz, Stammdaten in Personio, Koordination des ersten Tages
• Du pflegst Personalakten und Stammdaten, erstellst Bescheinigungen und steuerst den Rücklauf von Dokumenten
• Du behältst Zeiterfassung und Abwesenheiten in Personio im Blick und bereitest Zulieferungen für die Gehaltsabrechnung vor
• Du unterstützt im Recruiting: Interview-Koordination in Ashby, Betreuung von Kandidat:innen vor Ort
• Du wirkst an People-Projekten mit – von Benefits über unser Mitarbeiterhandbuch bis zu Feedbackzyklen

Dein Profil

Du passt gut zu uns, wenn du mitbringst:

• Verhandlungssicheres Deutsch und gutes Englisch. Unser Team ist international, unser Alltag zweisprachig.
• Erste Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz, am Empfang, in der Hotellerie oder im Eventbereich – oder eine kaufmännische Ausbildung mit vergleichbarer Praxis
• Organisationstalent und Eigenantrieb. Du siehst, was ansteht, bevor jemand dich darauf hinweist, und ziehst Dinge zu Ende.
• Diskretion. Du arbeitest mit Personaldaten und vertraulichen Informationen und gehst selbstverständlich sorgfältig damit um.
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (Google Workspace, Slack, Notion) und Lust, dich in neue Systeme einzuarbeiten
• Echtes Interesse an People- und HR-Themen und die Bereitschaft, dir diesen Bereich Schritt für Schritt zu erarbeiten

Pluspunkte für:

• Erfahrung mit Personio oder einem vergleichbaren HR-System
• Erste Berührungspunkte mit HR-Administration, Recruiting-Koordination oder Payroll-Zuarbeit
• Erfahrung in einem schnell wachsenden Startup
• Grundverständnis für Rechnungsprüfung und Budgetkontrolle
• Erfahrung in der Organisation von Team-Events

Berufseinsteiger:innen sind ausdrücklich willkommen – uns ist wichtiger, wie du arbeitest, als wie lange du es schon tust.

So arbeiten wir

• Ownership von Tag eins: Das Office ist deins. Du entscheidest, wie du es organisierst – mit dem Rückhalt unseres People-&-Culture-Teams.
• Struktur statt Feuerwehr: Uns ist lieber, du löst ein Problem einmal richtig und dokumentierst es, als es zehnmal zu lösen. Einfache, verlässliche Abläufe zu bauen, ist Teil des Jobs.
• AI als tägliches Werkzeug: Wir nutzen KI-Tools wie Claude unternehmensweit. Ob Textentwurf, Checkliste oder Auswertung – wir erwarten, dass du KI aktiv einsetzt, um schneller und besser zu arbeiten.
• Wachstum, das zur Rolle passt: Wie schnell der People-Ops-Anteil wächst, hängt davon ab, wie stabil das Office läuft und welche Themen im Team entstehen. Wir sprechen das regelmäßig und offen miteinander durch.

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