System Admin Intercom (m/w/d) (Vollzeit)

Als System Admin Intercom übernimmst du eine zentrale Rolle in der Administration, Weiterentwicklung und dem reibungslosen Betrieb von Intercom als zentrale Customer-Service-Plattform bei VitaMoment. Du sorgst dafür, dass unser Customer Happiness Team Intercom sicher, produktiv und eigenständig nutzen kann, während du gleichzeitig den Automatisierungsgrad über unsere Kanäle hinweg erhöhst.

• Du verantwortest die Administration, Pflege und Weiterentwicklung unseres Intercom-Workspaces.
• Du optimierst den Fin AI Agent, inklusive Guidance, Procedures, Attributes, Content Sources und Help-Center-Wissensbasis.
• Du entwickelst Workflows, Routing-Logiken und Automatisierungen weiter, damit schriftliche und telefonische Anfragen effizient bearbeitet werden.
• Du analysierst Servicequalität, Automatisierungsgrad, Fin-Performance, CSAT und weitere relevante KPIs und leitest daraus konkrete Verbesserungen ab.
• Du stellst sicher, dass Intercom-Automatisierungen, Data-Connectoren und Integrationen stabil laufen und regelmäßig überprüft werden.

• Ausbildung, Studium oder relevante Praxiserfahrung im Bereich IT, digitale Systeme, E-Commerce, Customer Experience oder Prozessmanagement.
• Idealerweise 1–3 Jahre Erfahrung in der Administration oder operativen Weiterentwicklung von Intercom oder vergleichbaren Customer-Service-/CRM-Systemen.
• Fundierte Kenntnisse in der Arbeit mit Intercom (Inbox, Messenger, Help Center, Workflows, Routing, Fin AI Agent und Reporting).
• Strukturiertes, prozessorientiertes Denken und technisches Verständnis für neue Tools und Systemlogiken.
• Interesse an KI-Tools und deren verantwortungsvoller Weiterentwicklung im Customer Service.

• Wir sind ein sinnstiftendes und gut etabliertes Unternehmen, das die Gesundheit unserer Kundinnen und Kunden verbessert – und dieses positive Feedback spürst auch du in deinem Arbeitsalltag.
• Wir setzen auf proaktive Planung anstelle von reaktiven Maßnahmen, zeichnen uns durch eine hervorragende Organisation aus und legen großen Wert auf klar definierte Rollen sowie transparente Verantwortungsbereiche.
• Wir haben wertschätzende Führungsprozesse und führen mindestens einmal pro Monat ein Coaching-Gespräch, damit du und wir uns stetig weiterentwickeln. Wir fördern deine Talente, um dein Entwicklungspotenzial voll auszuschöpfen.
• Wir arbeiten alle eigenverantwortlich und du hast innerhalb unseres ambitionierten Teams immer wieder die Möglichkeit, dich neuen Herausforderungen zu stellen.
• Wir haben einen gemeinsamen Wertekompass, der uns in unserer täglichen Arbeit inspiriert und unseren konstruktiven und harmonischen Umgang miteinander ermöglicht.

1. Digitales Kennenlernen
2. Persönliches Gespräch im Büro
3. Probeaufgabe

4. Meet the team

5. Angebot
6. Vertrag